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【evernote】日報、日記作成のススメ

2016年4月15日

毎日の仕事、プライベートでやることやったこと、起こったこと等々をevernoteで記録しています。わりとこういうことを始める人は多いんじゃないでしょうか。でもうまい形が見つけられず止めてしまう人も多そうです。

僕自身evernote自体はもう4年半使っていますが、この形に落ち着いたのはここ1年半くらいと、ずっと試行錯誤して自分が使いやすい形を探してきました。
ずっと探してきたわけでなく、途中でやめてしまったり、でもやっぱり必要だと再び始めたりを繰り返してきました。

記録する理由は、振り返りが出来る様にです。必要に迫られて振り返ることばかりではありませんが、記録があることは便利です。実際にあった出来事のほか、その時にどんな思考、感情があったのか、などなど。その場ではこれはさすがにメモしなくても忘れないと思うようなことでも翌日には平気で忘れています。いえ、日中のことなら夜には忘れています。忘れていないなら忘れないために無駄に頭のリソースを使っているような気さえします。忘れないかな、覚えてるかなと。記録してしまうことで、もうこれは必要なタイミングでちゃんと引き出すことが出来るから今は頭から消去してしまっていいんだと安心できるのは何よりです。

そして、evernoteで記録する理由は、どんな状況でも様々な端末から確認することが出来ること、そして、日報以外の様々な情報も一箇所に集めておけるからです。これを見るときはあれを使って、あれはこれを使ってと、細かく分けることが便利なケースもありますし、なんでもevernoteと言いつつ、実際一部はそうしていますが、多くのものはevernoteに集めてしまうことで、すべてここを見れば大丈夫、探すのはここ、という安心感があります。迷いを持たないで動けるというのは精神的にすごくいいですね。

今はオフにお客さんから連絡があって出先で電話を受けても大抵その場でiphoneやipadで資料にアクセスして対応できます。その場で片付くことでその後の休みも安心して休めますが、これがうまく対応できずに心に引っかかってしまうとその後も休み中頭に残ってしまいます。こんなとき本当にevernoteで管理していてよかったと思います。

そんな毎日の記録ですが、どんな風に記録していくかが、続けていく上で重要になってきます。めんどくさいことは続きませんし、漏れも出てきます。実際に振り返る時に何がどこにあるのか見つけられなければ記録してないも同然ですし、その後のモチベーションも下がる一方です。

そこで、一旦その日のことはすべてそこに書くという日報、あるいは日記、にあたるノートを作成することをお勧めします。呼び名は何でもいいですが、1日1ノート。ここでは日報としておき、その作成方法と利用法を紹介します。

僕のevernoteでの日報の作成方法

僕は大体出勤中の電車の中で、その日のノートを作成します。
この時点では天気、体調、その日やる予定の大きめの予定の書き出し程度です。(毎日、または定期的にやるような細かいルーティーンはapple純正のリマインダーで管理しています。)その後、予定や作業を済ませたり、メモを取ったりという度にこのノートに追記していきます。

iphoneアプリStackOne または Postever がオススメ

このノート作成、そしてその後も追記に使っているのがstack oneというアプリです。

ライフログに最適。動画も撮れるEvernoteアプリ StackOne
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stack one はあらかじめ作成したルールに則ってノートを作成したり、ノートに入力できるアプリです。テキスト、写真、動画など何でもいけます。作成したルールに則ってというのが肝で、その人の使い方に合わせてルールが作れます。 StackOneの使い方

僕は複数のルールを使っていますが、日報においては、毎日一回目の投稿ではその人の日付がタイトルのノートを作成して、その日の間はそのノートに追記していく。というルールです。追記の度に入力した時間も入力できます。

また、その日の日付をタイトルにしたノートを作成して追記していくっていうことだけをしたいならposteverの方が前もって設定する内容が少なくて楽に出来ます。

PostEver 2 - ライフログ,ToDo,日記を素早くEvernoteに記録
カテゴリ: ビジネス
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僕は日報以外でも使うのでstackoneを使っていますが、それはまた今度。

StackOneとMacで日報を作成

このstackoneを使ってiphoneから入力し、Macから入力したい時は普通にMacのクライアントからその日のノートを開いて入力します。何か物事がひと段落するたびに済ませたことやそれに関連したメモをサッと入力してしまいます。

注意点としては、iphone のstackoneとipadのstackoneで同じノートに追記を重ねていくようなことは(おそらく)出来ないことです。iphoneとipadで更新したかったら片方はstackoneを使わずに普通にevernoteのアプリからそのノートを開くことになりますね。

また、Macでサッとメモをしたい時はいちいちクライアントを起動したりノートを開くのも手間なので、control + command + nでクイックノート作成をして一旦そこにメモしてノートを作ってしまいます。

が、メモが散らばると管理しづらいので、作業が落ち着いたりと一段落したら日報やそのメモの行き先にふさわしい場所に転記します。もしくは必要無くなっていれば削除。クイックノート作成は電話がかかってきたとか、作業中のちょっとしたメモとか、その時必要な調べものなんかで使います。あとちょっとしたメールの文章を考える時なんかにも。

その日の最後に編集作業を

そして、基本その日の最後の作業として、その日の日報から、要所要所を別のノートに転記して、いくつもの情報を実際に引き出すときに使い易い形にします。

何月何日にやったこと、を振り返りたいのであれば日報の形のままでいいのですが、A社とのやりとりを時系列で振り返りたいときに日報しかないと何日分もの日報を追わなければなりませんが、A社ノートというのがあって、A社とのやり取りは全てそこに集めてあればそこを見るだけでいいのです。

かと言って初めからA社ノートに入力する形にすると、その日ちょっとしたことがあるたびにevernoteの様々なノートを行ったり来たりして入力しなければなりません。

一個一個の入力内容が少量なのにいちいち様々なノートを頻繁に行き来するのはとても手間で生産性が落ちます。

本来速やかに記録がしっかり出来ればいいのに、無駄に時間を取られてしまうので、最後に編集する段階までは一つのノートに記録していき、最後にちょっと時間をとって整理するという今の形に落ち着きました。

また、日報から頻繁に情報を追記していくノートはある程度決まってくるので、ショートカットに登録してcommand+1~9のショートカットやcommand+Jでサッと移動出来るようにしておくことと、
evernoteのクライアントとその日のノートだけを開いたものとをスプリットビューにして転記していくとその編集も時間がかかりません。その日の日報から各個別のノートへの転記だけなら10分もかかりません。転記するノートが少なければ2、3分で済みます。

その作業に加えて、そこまでは実際にあった出来事がメインの日報に、その日を終えての、翌日以降の見通しであるとか、翌日の作業であるとか、考えたこと、問題点、文章までにならなくてもキーワード的に頭にあることなどを書き出したりして、それに関しては日報に加えて、それらを1ヶ月分ごとのノートにもまとめています。

繰り返しになりますが、僕にとってのevernoteでの日報はその日の最後の最後まではこのノートにだけ書いていけばいいという下書き的なノートであって、最後に後々振り返りやすいように各専門ノートに振り分けていくっていう形です。中には日付で振り返りたくて日報で見返すこともあるので、その形のノートであることもまた役立っています。

以上が、僕のevernoteを使った日報の作成方法でした。

今の方法も数ヶ月後に変わってない保証もありませんが、
日報作成以外にも色々なルールを設けてevernoteを使い倒しているので、
また別の使い方も紹介していこうと思っています。

てず


オススメのモノ・コトを紹介。
Apple製品をはじめとした生活を便利快適にしてくれる最新家電・ガジェット
革製品など素材感の良い長く付き合っていける一生モノみたいなモノが好き。
好きなモノだけを持って気持ちよく生きていきたい。
他には音楽ライブ・洋画・海外ドラマ・深夜ラジオが好き。30代。
2012年から一人会社。
2016年仕事の勉強も兼ねてブログを開設。
2021年よりYahoo!JAPAN クリエイターズプログラムに参加。
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