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ウザイメルマガはGmailのフィルタ設定で自動処理しよう

楽天ヘビーユーザーの僕ですが、楽天を使ってるとどんどんメールマガジンが溜まっていきます。お気に入りのショップからならまだしも身に覚えのないメールや号外とつけたまるで関係のないメールなど色々です。もちろんウザイメールは楽天に限ったことではありません。多くのメルマガは何かしらの配信手続きは踏んでいるんでしょうが、それでも迷惑なメールはいわゆるスパムメールと言えます。

こういったメールを放っておくと受信トレイはすぐスパムメールで溢れてしまいます。重要なメールの見落としにも繋がります。かといってこまめに削除したりするのは手間がかかります。

そこで大事なのは自動で処理できるものは自動で処理してしまうことです。

自動でメールを処理するのに役立つのがGmailのフィルタ設定です。

フィルタ設定とは設定したルールに沿ってメールを削除したり転送したりカテゴリ分けしたりと様々なアクションを自動ですることが出来る機能です。

フィルタを設定するメリット

設定するタイミングで一手間はかかりますが、一度設定してしまえば、その後すっと自動でメールを処理してくれます。いらないメールをいちいち配信停止しに行かなくても自動で削除してくれますし、重要な仕事の相手からのメールは自動で重要マークをつけたり転送したり、カテゴリ分けしたりもできます。

もちろんGmailでなくてもフィルタ機能は付いてることが多いと思いますが、それぞれ使い方、使い勝手は違うので、非常に使いやすいGmailのフィルタ機能を使った方法を紹介します。

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Gmailでフィルタを設定してみる

楽天のメールを例にフィルタを設定してみます

Gmail フィルタ設定方法

こんなメールたくさん来ますよね、リボ払いするとポイントプレゼントとか、カードローンの案内とか。

メールを開いてる画面の「その他」をクリック、メールの自動振り分け設定を選択

Gmail フィルタ設定方法2

メールの自動振り分け設定=フィルタの設定

フィルタの条件を設定する画面

初めから送信元のアドレスが入力されてる状態。この送り主のメールに対して今後何かをしたいという場合はそのまま。送り主を指定しない場合は削除。送り主を複数設定することも可能。フィルタはいくつも設定出来るので慣れるまでは一つずつ設定すればOK。

Gmail フィルタ設定方法3

この画像だと先ほどのメールの送信アドレスと同じアドレスのメールに対してこれからフィルタを設定するという状態。現在下にバーっと並んでるメールがそのアドレスから受信した過去のメール。ここでアドレスだけ指定で対象になるメールを見てアドレス丸々指定するか、もう少し条件を絞り込むかなど検討できる。今回はテストとして少し条件を絞り込んでみる。

フィルタ条件を追加する

Gmail フィルタ設定方法4

フィルタの条件は以下の通り

From : 指定した送信元から来るメールにフィルタ 今回の例で言えば楽天カード株式会社から来るメールに対してフィルタ設定をかけるっていう使い方。

To : 送信先 基本的に自分のアドレスになるが、複数のメールアドレスに来るメールを転送など使って一つの受信箱で管理してたりする場合に特定のアドレスに来たメールに対してだけフィルタするとか使い分けられる

件名 : メールタイトルを指定してフィルタを設定する

含む : メールの本文などに含まれる文言を指定してフィルタを設定する

含まない : メールの本文などに指定した文言が含まれていないメールに対してフィルタ。

添付ファイルあり : 添付ファイルのあるメールに対してフィルタ。

 

フィルタの条件は、必要なければ空欄で、入力のある欄は全て該当するメールが対象になるので、

画像の例だと、入力ずみのfromに加えて含むの欄に自動でリボ払いを入力。

楽天カード株式会社から来るメールで本文に自動でリボ払いが含まれてるメールを対象に設定した。

入力したら虫眼鏡のアイコンの青いボタンをクリック。

フィルタのアクションを指定する

上記で指定した条件に該当するメールがピックアップされて来ました。12月だけで11通来てるんですよ。23日現在。

これらのメールに対してどういうアクションをするかっていうのをこれから設定します。

Gmail フィルタ設定方法5

画像だと「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」を指定しました。このアクションを設定しておけば受信した後「すべてのメール」の中には残るけど受信トレイには含まれないので探さない限り目に付かないということになる。「すべてのメール」にも残さず削除したかったら赤で囲んだ「削除する」を選んでおけばOK。アクションは複数チェックを入れることもできるので画像の状態に「既読にする」にも加えてチェックを入れれば受信トレイをスキップしてなおかつ既読状態にするっていう具合。

こうして設定したフィルタは今後受信する条件に合うメールすべてに適用されるのでフィルタにかかってしまったら困るようなメールが入らないような条件を指定しなければいけないので注意。今対象になってるメールを確認して問題ないか確認しよう。問題があれば「検索オプションに戻る」で条件を設定し直そう。

さらに赤で囲んだ「一致するメッセージにもフィルタを設定する」にチェックを入れておけば、過去にも遡って該当するメールにフィルタのアクションをかけてくれる。特定のアドレスから今までに来たメールを全部削除したり、ラベルを付けたりとかってことが出来る。

アクションの指定が済んだら「フィルタを作成」をクリック

フィルタの作成が完了

Gmail フィルタ設定方法6

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作成したフィルタを削除・修正・確認するときは

Gメールの歯車のアイコンから「設定」をクリック。

Gmail フィルタ設定方法7

フィルタとブロック中のアドレスを選択

Gmail フィルタ設定方法8

フィルタとブロック中のアドレスを選択すると下にすでに作成ずみのフィルタが並びます。一番上が一番最初に設定したフィルタ。僕の場合はもう何年前からフィルタを設定してるのかわからないほど前からたくさんのフィルタを設定しているので数百はフィルタが設定されていて今も増え続けています。Gmailのアドレス以外のメールもすべて転送設定など使ってGmailだけで管理しています。

Gmail フィルタ設定方法9

一番下に先ほどのフィルタが。右側の編集や削除で中身を変えたり削除することが出来ます。

最後にフィルタ設定をうまく利用するために

フィルタ設定って便利なのは間違い無いんですが、習慣の無い状態だと一個のフィルタを設定するだけでも面倒に感じてしまうんですね。なので初めは面倒でもあえて使ってください。その瞬間の面倒をクリアすればこの先のメール処理の面倒がずっと無くなります。

慣れれば一個のフィルタを設定することなんて面倒でもなんでも無くなります。数秒で出来ますから。えーっとここへ行ってこれを選んで、とか考えなくても出来る状態にすぐなりますから。

そして一個のフィルタでいろんな条件を指定してすごく要領のいいような気の利いた設定を考えるよりも、ぱっぱぱっぱと10個でも100個でもフィルタ設定する方が簡単で習慣づけやすいと思います。

今は僕はメールが届いて開くまでも無くいらないものはもちろん、開く必要はないけど残しておきたいもの、開いても即アーカイブ、削除というようなメールにはすぐフィルタをかけてしまいます。配信停止はどこかなとか考えるより早いので。送信元と本文指定をすごく細かく設定してやれば、ほぼいらないけどたまに必要なメールのくるアドレスとかもバンバンフィルタかけられます。

毎月同じタイトルでくるメールや、細部は変えて来ても、号外、PR、再送、保険、カードローン、リボ払いなどなど決まった文言が入るメールは多いのでうまく設定して使ってみてください。

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